Privacybeleid Stichting Wereldwinkel Vries 2018

Uitgangspunt
Het bestuur van de Stichting Wereldwinkel Vries baseert zijn onderstaand privacy beleid op wettelijke regels en uitgangspunten, zoals beschreven in Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Doel registratie persoonsgegevens
De stichting registreert persoonsgegevens van:
- vrijwilligers die zijn verbonden aan de stichting
- klanten van de stichting
- leveranciers van de stichting
- relaties van de stichting

De stichting registreert van bovenstaande personen uitsluitend die persoonsgegevens die van belang zijn om de doelstellingen van de stichting te kunnen realiseren.

Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens. Welke gegevens worden in het bestand opgenomen?
Van bovengenoemde personen worden onderstaande gegevens geregistreerd:
- naam
- adres, postcode en huisnummer
- e-mail adres
- telefoonnummer

Daarnaast worden ook bankrekeningnummers geregistreerd als vrijwilligers onkosten declareren, er op rekening wordt gekocht en als het leveranciers betreft.

Bestanden van personen worden digitaal geregistreerd en zijn opgeslagen in een map waar alleen bestuursleden toegang toe hebben. Vrijwilligersovereenkomsten en gespreksverslagen worden bewaard bij het secretariaat. In de winkel ligt een lijst met namen, adressen en telefoonnummers van de vrijwilligers.

E-mailadressen zijn beveiligd met een wachtwoord. Dit wordt enkel verstrekt aan bestuursleden, contactpersonen van de winkelgroep, leden van de inkoopgroep en de systeembeheerder.

De stichting bewaart geen bijzondere persoonsgegevens van geregistreerde personen.
Informatie over persoonsgegevens aan belanghebbenden
Nieuw vrijwilligers, klanten, leveranciers en relaties, worden bij aanmelding geïnformeerd over het privacy beleid van de stichting en verwezen naar de website voor de inhoud van het beleid. Daarnaast geven zij bij aanmelding schriftelijk toestemming voor het beheer van hun persoonsgegevens door de stichting. Geregistreerde personen kunnen hun gegevens te allen tijde opvragen bij het secretariaat van de stichting.

Bescherming van gegevens
De stichting maakt van bestanden die persoonsgegevens bevatten geen kopieën of back-up.
Vrijwilligersovereenkomsten worden door het secretariaat zodanig beheerd dat alleen het secretariaat toegang heeft tot deze gegevens. De persoonsgegevens in Gmail zijn beveiligd met een wachtwoord.

Beheer van de gegevens
Het dagelijkse beheer en verwerking van persoonsgegevens is neergelegd bij het secretariaat. Er zijn door het stichtingsbestuur geen afspraken gemaakt met externe partijen over het verwerken van persoonsgegevens. Er is daarom geen verwerkersovereenkomst.

Vragen en klachten
Voor vragen en/of klachten over de registratie, de verwerking van persoonsgegevens of eventuele datalekken, kan door elke belanghebbende contact worden opgenomen met de voorzitter of secretaris van het bestuur via e-mail wereldwinkel.vries@gmail.com. Het bestuur zal desgevraagd met de klager/vrager in gesprek gaan om te komen tot bevredigende antwoorden of oplossingen voor de klachten.

Vries, 20 november 2018